Datenschutz

Datenschutzordnung des Festkomitee Berliner Karneval 

(Mitglied des Karnevalverbandes Berlin-Brandenburg und im Bund Deutscher Karneval e.V.)

Präambel
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Festkomitee Berliner Karneval (FBK) 
erfolgt nach den Richtlinien der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen Bundesdaten-schutzgesetzes (BDSG).
Um Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Verbandes zu gewährleisten, gibt sich das FBK nachfolgende Datenschutzordnung.
Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

Verantwortliche Stelle:
Festkomitee Berliner Karneval e. V.
c/o Klaus Heimann
Lindenhof 6
15831 Blankenfelde-Mahlow

Allgemeine Grundsätze
Mit dem Beitritt eines Vereins zum FBK erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß 
Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DSGVO. Beim Eintritt darf das FBK alle Daten erheben (Aufnahmeantrag und Einwilligungs-
erklärung), die zur Verfolgung der Ziele des Verbands und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1a und b DSGVO).
Soweit die Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit
der Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Im Rahmen der Aufnahme als Verbandsmitglied erfolgt für die Durchführung des Mitgliedsverhältnisses die
Weitergabe der personenbezogenen Daten an den Karnevalsverband Berlin-Brandenburg (KVBB) und an 
den Bund Deutscher Karneval e.V. (BDK).

Jede Person, über die das Präsidium des FBK gemäß der gesetzlichen Vorgaben Daten erhoben hat, hat

• das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten,
• das Recht auf Berichtigung,
• das Recht auf Löschung,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie
• das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Über die Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Erstellung von Publikationen und für die
Veröffentlichung in den Online-Medien entscheidet der vertretungsberechtigte Vorstand des Mitgliedsvereins.
Mit Vorlage von Beiträgen für die Erstellung von Publikationen, für die Pressearbeit oder Arbeit in den Online-Medien des FBK durch den Mitgliedsverein, bestätigt der Mitgliedsverein, dass der Nutzung der personen-bezogenen Daten für die aufgeführten Zwecke durch die betroffenen Personen zugestimmt wurde.
Bei Bedarf kann durch das Präsidium des KVBB eine separate Einwilligung für die Nutzung personenbezogener Daten und Bilder für die Erstellung von Publikationen, für die Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Homepage, Social Media Plattformen) eingeholt werden.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums - EWR) findet grundsätzlich nicht statt.

Beitritt zum Verband
Mit dem Beitritt eines Vereins nimmt das Präsidium des FBK folgende personenbezogenen Daten vom vertretungs-
berechtigten Vorstand auf:

• Vereinsname
• gegründet
• Vor- und Zuname
• Funktion
• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort
• Kommunikationsdaten (Telefon, Mobil)
• Webseite und E-Mail-Adresse des Vereines
• Bankverbindung
• Private E-Mail-Adresse

Jedem Verein im FBK wird auf Grund der gleichzeitigen Mitgliedschaft im KVBB eine KVBB-Mitgliedsnummer und im BDK eine BDK-Mitgliedsnummer zugeordnet. Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre
personenbezogenen Daten für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft.
Die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten für den Verband erfolgt auf privaten Endgeräten der Funktionsträger des Verbands und/oder in einer Online-Vereinsverwaltung mit Cloud.
Durch die Gewährung von technischen und organisatorischen Maßnahmen durch die Funktionsträger bzw. des cloudbasierten Systems werden die Daten vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt.

Austritt aus dem Verband
Wir unterliegen verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus der Abgabenordnung (AO) oder Satzungen und Ordnungen ergeben. Deshalb werden beim Austritt von Mitgliedern alle gespeicherten Daten archiviert.
Der Schutz der archivierten Daten vor der Kenntnisnahme Dritter erfolgt durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.
Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verband aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.

Übermittlung von Daten an den Bundesverband
Als Mitglied im KVBB und im BDK und auf Grund der Abhängigkeit der Mitgliedschaften untereinander sind wir
verpflichtet, die Mitgliedsvereine an den Bundesverband zu melden.
Die Datenweitergabe an den Bundesverband stellt eine Datenübermittlung i. S. d. §3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 BDSG dar.
Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten mit nachfolgendem Meldestandard

• Verband und Vereinsname
• Vor- und Zuname
• Funktion
• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
• Kommunikationsdaten (Telefon, Mobil)
• Website und E-Mail-Adresse des Vereines

Das Präsidium des FBK erklärt ausdrücklich bei Abgabe von Daten an den KVBB und an den BDK, dass diese ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an Dritte untersagt ist bzw. der schriftlichen Einwilligung des Mitgliedsvereins bedarf.
Erfolgt die Datenübermittlung elektronisch, muss ein datentechnisch verschlüsseltes Verfahren angewandt werden.

Sonstige Übermittlung von Daten an den KVBB und BDK
Als Mitglied des KVBB und im BDK kann das Präsidium des FBK nach Zustimmung des Vereins (durch Präsidenten/in
oder Vertretungsberechtigte/n) personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen übermitteln:

• Beantragung von Ehrungen
       Vor- und Zuname, Anschrift, Kommunikationsdaten (E-Mail, Telefon), Geburtsdatum,
       Ehrungshistorie bzw. Laudatio
• Anmeldung zu Lehrgängen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum,
       Kommunikationsdaten (E-Mail, Telefon)
• Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen: Vor- und Zuname, Anschrift,
       Geburtsdatum, Kommunikationsdaten (E-Mail, Telefon)

Die Datenübermittlung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.
Öffentlichkeitsarbeit
Das Präsidium des FBK informiert in der Tagespresse und in der KVBB-Verbandszeitschrift sowie der Verbands-zeitschrift des BDK über besondere Ereignisse und Ergebnisse bei Meisterschaften und Wettbewerben. Solche Informationen werden auch auf den Internetseiten des Verbands und in den Social Media’s (Facebook, Instagram) veröffentlicht.
Jedes Vereinsmitglied eines FBK-Mitgliedsvereines und jeder Mitgliedsverein können jederzeit gegenüber dem Präsidium des FBK einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied oder dem widersprechenden Verein weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des FBK entfernt.
Das Präsidium des FBK benachrichtigt den KVBB und den BDK vom Widerspruch des Mitglieds.
Mitgliederdaten
werden nur bei Vorliegen der Einwilligung gemäß Einwilligungserklärung zur Wahrnehmung von satzungsmäßigen 
Rechten und wenn es die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert an vertretungsberechtigte Personen ausgehändigt.

Bei elektronischer Datenübermittlung erfolgt dies in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.
Die Aushändigung der Mitgliederdaten erfolgt nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass diese nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.
Sollten die Mitgliederdaten nicht mehr benötigt werden bzw. spätestens nach Ablauf von sechs Monaten sind diese sicher und nicht wieder herstellbar zu löschen. Die Erklärung zur sicheren Datenlöschung ist unverzüglich bei Nichtnotwendigkeit der weiteren Datennutzung, jedoch spätestens innerhalb der Sechs-Monatsfrist schriftlich dem Präsidium des FBK zu übersenden.
Kooperationen mit Unternehmen
Der Verband hat einen Vertrag mit dem Versicherungsunternehmen ARAG abgeschlossen. Im Rahmen der Bearbeitung von Versicherungsereignissen kann die Notwendigkeit der Übermittlung von  personenbezogenen Daten entstehen. Sollte dies der Fall sein, wird die Einwilligung zur Übermittlung der notwendigen personenbezogenen Daten durch das Präsidium des FBK bei dem/den Betroffenen eingeholt.

Homepage FBK
Die Internetseite ist mit einem SSL-Zertifikat zu verschlüsseln. Auf der Homepage ist deutlich
sichtbar, von allen Seiten des Internetauftritts erreichbar, die Datenschutzerklärung veröffentlicht.
Der Cookie-Hinweis ist auf die Datenschutzerklärung verlinkt.
Kommunikation FBK
Alle Präsidiumsmitglieder und benannte Verantwortliche der Ausschüsse erhalten für die Zeit Ihrer Tätigkeit in einer gewählten bzw. durch Präsidiumsbeschluss festgelegten Funktion eine eigene Mail-Adresse mit dem Domain-Namen „berliner-karneval.de“. Diese Adresse ist grundsätzlich und ausschließlich für den elektronischen Schriftverkehr im Verband zu nutzen.
Anschreiben an mehrere Adressaten im elektronischen Schriftverkehr haben grundsätzlich unter „BCC“
zu erfolgen.
Daten
Alle Daten in elektronischer Form sind soweit möglich in der Cloud der Online-Vereinsverwaltung zu
speichern. Die Speicherung von Daten auf externen Datenverarbeitungsgeräten wird auf ein Minimum reduziert.
Schriftdokumente sind strukturiert in Aktenordnern abzulegen. Die Entscheidung zur Überführung in das Archiv des FBK obliegt dem Präsidium. Nicht benötigte Schriftdokumente sind datenschutzkonform zu vernichten.
Ausscheiden aus einer Funktion
Scheidet ein Präsidiumsmitglied oder ein/e benannte Verantwortliche/r aus einer durch
Präsidiumsbeschluss festgelegten Funktion aus, dann sind alle Aktenordner mit Schriftdokumenten
dem Verbandspräsidenten zu übergeben.
Der Zugriff auf den Mail-Account und alle Zugriffe auf die Online-Vereinsverwaltung, sowie deren Cloud sind zu sperren. Im Falle, dass Datenträger zur Speicherung von personenbezogenen Daten genutzt wurden, sind diese an den Verbandspräsidenten zu übergeben.
Gespeicherte Daten auf den Datenverarbeitungsgeräten sind vollständig und datenschutzkonform zu löschen. Die ordnungsgemäße und vollständige Löschung der Daten sowie die Übergabe aller Schriftdokumente ist schriftlich mit persönlicher Unterschrift zu bestätigen.
FBK-Archiv
Zu Archivzwecken erfolgt die Speicherung der Daten in der Online-Vereinsverwaltung.
Schriftdokumente, Bild- und Presseartikel zur Arbeit des Verbands werden in einem Archiv gelagert.
Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Aufsichtsbehörde
Hier können Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz eingereicht werden:
    Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
    Behördlicher Datenschutzbeauftragter
    Friedrichstr. 219
    10969 Berlin
    Telefon: +49 30 13889-406
    E-Mail: behDSB@datenschutz-berlin.de
Widerspruchsrecht
Jedes Verbandsmitglied hat das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation
ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung seiner ihn betreffenden personenbezogenen Daten, die
aufgrund einer Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse und einer Datenverarbeitung auf der
Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es
sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre
Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung,
Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen. Er ist an nachfolgende Anschrift zu senden:

    Festkomitee Berliner Karneval e. V.
    c/o Klaus Heimann
    Lindenhof 6
    15831 Blankenfelde-Mahlow